Bir müşteriye gönderilen ürünlerin tamamı her zaman tek seferde teslim edilemeyebilir. Stok eksikliği, farklı sevkiyat tarihleri veya teslimat sırasında tespit edilen ürün sorunları nedeniyle siparişler parça parça tamamlanabilir. Böyle durumlarda e-İrsaliye kayıtlarının doğru düzenlenmesi, hem satıcı hem de alıcı için önem taşır.
Özellikle KOBİ'ler, toptancılar ve e-ticaret işletmeleri için kısmi teslimatların doğru takip edilmesi, stok ve muhasebe kayıtlarında oluşabilecek karışıklıkları önlemeye yardımcı olur.
e-İrsaliyede Kısmi Teslimat Nedir?
Kısmi teslimat, bir siparişte yer alan ürünlerin tamamının değil, belirli bir bölümünün alıcıya teslim edilmesidir.
Örneğin, 100 adet ürün sipariş eden müşteriye ilk sevkiyatta 60 adet ürün gönderilebilir. Kalan 40 ürün ise daha sonraki bir tarihte teslim edilebilir.
Bu durumda her sevkiyatın fiilen taşınan ürün miktarına uygun şekilde belgelendirilmesi gerekir.
1. Gönderilecek Ürün Miktarı Belirlenmeli
Kısmi teslimat yapılmadan önce sipariş edilen toplam miktar ile sevk edilecek ürün miktarı karşılaştırılmalıdır.
Örneğin, 100 adetlik siparişin yalnızca 60 adedi gönderilecekse ilk e-İrsaliyede fiilen sevk edilen 60 adet ürün belirtilmelidir.
Kalan 40 ürün için sonraki sevkiyat sırasında ayrı bir e-İrsaliye düzenlenir.
Bu yöntem, teslim edilen ve henüz gönderilmeyen ürünlerin ayrı takip edilmesini kolaylaştırır.
2. e-İrsaliye Sevkiyat Öncesinde Düzenlenmeli
Gelir İdaresi Başkanlığının düzenlemelerine göre e-İrsaliyenin, genel kural olarak malın fiilî sevkinden önce düzenlenmesi gerekir.
Belgede alıcı ve satıcı bilgileri, taşınan ürünün türü, miktarı ve fiilî sevk zamanı gibi zorunlu alanlar bulunmalıdır.
e-İrsaliyenin GİB sistemlerine başarılı şekilde iletilmesi ve alıcıya iletim sürecinin ilgili kurallara uygun yürütülmesi önemlidir.
3. Kısmi Kabul ile Kısmi Teslimat Karıştırılmamalı
Kısmi teslimat ve kısmi kabul, birbirine benzese de farklı işlemlerdir.
Kısmi teslimat, siparişin yalnızca belirli miktarının sevk edilmesidir. Kısmi kabul ise gönderilen ürünlerin bir bölümünün alıcı tarafından kabul edilmesi, kalan bölümünün kabul edilmemesidir.
Örneğin, 60 adet ürün gönderildiğinde alıcı yalnızca 55 adedini kabul ederse kalan 5 adet için kısmi kabul işlemi gündeme gelir.
Bu ayrım, e-İrsaliye yanıtlarının doğru hazırlanması açısından önemlidir.
4. e-İrsaliye Yanıtı ile Kısmi Kabul Nasıl Yapılır?
Alıcı, gönderilen ürünlerin yalnızca bir bölümünü teslim aldığında veya kabul ettiğinde e-İrsaliye Yanıtı oluşturabilir.
Bu işlemde kabul edilen miktar, kabul edilmeyen miktar ve ret nedeni belirtilir.
GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'na göre kısmi kabul yanıtı, fiilî sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde iletilebilir. Kabul edilmeyen ürünlerin satıcıya geri gönderilmesi durumunda ayrıca uygun sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekir.
5. Kalan Ürünler Daha Sonra Nasıl Gönderilir?
Siparişin ilk sevkiyatta gönderilmeyen bölümü, hazır olduğunda yeni bir sevkiyatla teslim edilebilir.
Örneğin, 100 adetlik siparişin 60 adedi gönderilmişse kalan 40 adet için yeni bir e-İrsaliye oluşturulur.
İşletmelerin sipariş, sevkiyat ve teslimat kayıtlarını birbiriyle ilişkilendirmesi, hangi ürünlerin teslim edildiğinin kolayca belirlenmesini sağlar.
6. Kısmi Teslimatta Fatura Nasıl Düzenlenir?
Kısmi teslimatlarda fatura düzenleme süreci, satışın niteliğine ve fiilen gerçekleşen teslimata göre değerlendirilmelidir.
Teslim edilen ürün miktarlarıyla fatura kayıtlarının uyumlu olması önemlidir. Henüz gönderilmeyen veya alıcı tarafından kabul edilmeyen ürünlerin durumu ayrıca kontrol edilmelidir.
Fatura düzenleme süresinde Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesindeki genel hükümler ve varsa özel düzenlemeler dikkate alınmalıdır.
KOBİ'ler Kısmi Teslimatları Nasıl Daha Kolay Yönetebilir?
Küçük ve orta ölçekli işletmelerde siparişlerin farklı tarihlerde teslim edilmesi, stok ve sevkiyat takibini zorlaştırabilir.
Dijital stok yönetimi ve e-İrsaliye sistemleri sayesinde gönderilen ürünler, kalan sipariş miktarları ve teslimat durumları tek merkezden takip edilebilir.
Özellikle toptan satış ve e-ticaret işletmelerinde düzenli kayıt takibi, eksik sevkiyatların ve yanlış stok düşümlerinin önlenmesine yardımcı olur.
e-İrsaliye ile kısmi ürün teslimatı yapılırken her sevkiyatın doğru miktarlarla belgelendirilmesi ve teslimat kayıtlarının düzenli tutulması gerekir.
Özellikle KOBİ'ler için e-İrsaliye, stok ve sipariş süreçlerinin birlikte yönetilmesi, teslimat farklılıklarının azaltılmasını ve muhasebe kayıtlarının daha güvenilir tutulmasını sağlar.
